Смена сертификатов

Автоматизированный руководитель

Если руководитель самостоятельно работает в СЭД,
подписывает документы своей электронной подписью (т.е. выполняет входящие
задания на подписание документов в СЭД), то это оптимальный вариант.

Плюсы:

• оперативное подписание документов;
• можно работать удаленно;
• высокая степень защиты документа от подлога с помощью ЭП,
  ответственность за защиту ЭП от подделки лежит на Удостоверяющем центре выдачи
  сертификатов ЭП;
• документооборот становится на 100% электронным — электронный документ,
  подписанный ЭП всех согласующих лиц и потом руководителя, становится основным
  юридически значимым подлинником.

Минус:

• руководителю необходимо ежедневно «заходить» в СЭД и просматривать свои
  входящие задания на согласование и подписание документов.

Неавтоматизированный руководитель

Если руководитель не работает в СЭД и подписывает
документы только в бумажном виде, то его помощник может получать задание в СЭД
на передачу документа на подписание руководителю. Распечатывает документ или
несет на подпись. После подписания помощник забирает бумажный оригинал,
сканирует его и заносит новую версию документа в СЭД. Опять же актуальной
версией становится скан подписанного руководителем документа.

Плюсы тут такие же, как и при согласовании проектов в СЭД
руками помощника. А вот минусы мы перечислим конкретно:

• появляются дополнительные обязанности и ответственность для помощника
  руководителя;
• помощнику важно хранить все подписанные руководителем бумажные оригиналы.
  Их наличие обязательно для установки подлинности скана;
• исполнитель документа может в любое время затребовать оригинал
  и только в этом случае принять его к исполнению (например, специалист
  финансового отдела для перевода денег).
• появляется вероятность утери оригинала документа, так как он начинает
  «ходить по рукам». Секретариату необходимо отслеживать местонахождение
  оригиналов.

*
* *

Несмотря на возможность работы неавтоматизированного
руководителя, это все-таки «заплатка» — узкое место в работе предприятия.
И наоборот, работающий в СЭД руководитель дает выход на новый уровень
эффективности:

• сокращает время согласования и подписания документов, а значит, принятия
  решений;
• самостоятельно контролирует исполнение выданных поручений и
  работу своих подчиненных;
• экономит ресурсы предприятия (все, что связано с распечаткой
  документов);
• экономит время своих подчиненных на экспорт / импорт данных СЭД.

Для руководителей, которые много времени проводят в
командировках и работают удаленно, существуют мобильные приложения к СЭД,
ориентированные именно на топ-менеджмент, удобные для рассмотрения документов,
их визирования / подписания. Их использование дает максимальное ускорение
внутренних процессов предприятия.

Подписание документа электронной подписью

Отказ от бумаги в пользу электронных документов
сопровождается переходом с обычной на электронную подпись (далее — ЭП).
Согласно Федеральному закону от 06.04.2021 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» применяются
ее следующие разновидности:

• простая ЭП,
• усиленная неквалифицированная ЭП,
• усиленная квалифицированная ЭП.

Электронные документы, подписанные простой или
неквалифицированной ЭП, признаются равнозначными документам на бумажном
носителе, подписанным собственноручно, если это установлено законодательством
либо соглашением между сторонами.

Усиленная квалифицированная ЭП отличается от
неквалифицированной ЭП тем, что выдается платно аккредитованным удостоверяющим центром.
Ее наличие на электронном документе законодатель приравнивает к «живой» подписи
с печатью на бумажном документе. Усиленная квалифицированная ЭП используется
для взаимодействия с контролирующими органами (например, ФНС, ПФР, ФСС), для
межкорпоративного обмена юридически значимыми электронными документами
(например, она обязательна для электронных счетов-фактур).

Таким образом, простой и усиленной неквалифицированной ЭП могут
быть подписаны внутренние документы компании, не имеющие длительного срока
хранения, например служебные записки, часть приказов и распоряжений по основной
деятельности.

При этом на предприятии должен быть принят нормативный
акт, который признает документы, подписанные простой или
неквалифицированной ЭП, равнозначными собственноручно подписанным документам.

Чтобы считать такие документы юридически значимыми,
организации еще необходимо иметь:

• Регламент использования ЭП в системе документооборота либо аналогичный
  локальный нормативный акт;
• Соглашение / регламент на предоставление услуг удостоверяющего центра
  (УЦ) (для организаций, пользующихся услугами внешнего УЦ) либо Регламент работы
  собственного УЦ.

Подпись запроса руководителем

Руководителю необходимо войти по сертификату в ФЗС, выбрать вкладу «Запросы на согласование», кликнуть на нужный запрос.

На следующей странице нажимаем на иконку «Согласовать».

На следующей странице внизу (пунтк 2) ставим галку напротив «Комплект на получение сертификата согласован» и нажимаем «СОГЛАСОВАТЬ И ПОДПИСАТЬ ЭП».

На следующей странице нажимаем «ПОДПИСАТЬ ЭП».

Далее подтверждаем доступ — выбираем «ДА».

Следующий шаг.

В итоге появляется такая страница.

Несмотря что пишут «личный визит в УЦ ФК не требуется», лучше позвонить в ваш УЦ и уточнить. Например, наш местный УЦ требует приносить новые формы согласий и доверенностей. Если поменяли паспорт, то визита в УЦ не избежать.

Получение сертификата

После получения письма счастья о готовности сертификата, можно заходить в личный кабинет ФЗС для его получения.

Смена сертификатов

Создание закрытого ключа и запроса, подпись запроса владельцем сертификата

На главной странице портала заявителя ФЗС в разделе «Имеются действующие КЭП и сертификат» нажимаем кнопку «Войти по сертификату».

Выбираем сертификат который будем перевыпускать.

Как обычно КриптоПро просит пароль. Вводим пароль, нажимаем «ОК».

На вкладке «Получение сертификата» указываем Субъект РФ и орган ФК, где перевыпускаем сертификат. ОГРН организации определяется автоматически. Нажимаем «ДАЛЕЕ».

Выбираем какой именно сертификат (физического или юридического лица) будем перевыпускать. В нашем случае сертификат физического лица. Нажимаем «ВНЕСТИ СВЕДЕНИЯ».

На следующей странице можно изменить полномочия и некоторые данные, включаемые в новый сертификат.

Для клиентов казначейства не требуется полномочие «Landocs. Делопроизводство», т.к. оно используется только работниками казначейства.

В большинстве случаев используется класс защиты КС1.

После выбора полномочий и уточнения данных (если это необходимо) нажимаем «СОХРАНИТЬ И СФОРМИРОВАТЬ ЗАПРОС НА СЕРТИФИКАТ».

Подтверждаем доступ в интернет — нажимаем «Да».

Далее следует стандарное:

• выбор носителя для закрытого ключа: либо реестр, либо флешка, либо рутокен;
• генерация закрытого ключа посредством перемещения мыши или нажимания на клавиатуру;
• ввод нового пароля два раза.

Следующий шаг — внесение сведений о документах для получения сертификата.

На открывшейся странице можно отредактировать паспортные данные (в случае его смены), и прикрепить новую доверенность (если предыдущая уже неактуальна). Если все верно нажимаем «СОХРАНИТЬ».

Следующий шаг — формирование заявление на сертификат.

Заполняем в заявлении на получение сертификата название документа на основании которого обращаемся в УЦ, дата и регистрационный номер документа.

Вводим кодовое слово, должность владельца ЭП, И.О. Фамилия владельца ЭП, должность руководителя, И.О. Фамилия руководителя. Нажимаем «СОХРАНИТЬ И СФОРМИРОВАТЬ ПЕЧАТНУЮ ФОРМУ».

В следующем окне ставим галку напротив «Получать сведения об изменениях статуса запроса», вводим e-mail куда будут приходить извещения, сохраняем адрес и нажимаем «ПОДПИСАТЬ СВЕДЕНИЯ ЭП И ПОДПАТЬ ЗАПРОС».

Подписываем запрос ЭП.

Подтверждаем доступ.

Выбираем сертификат. Нажимаем «ПОДПИСАТЬ ЭП».

Копируем ссылку и отправляем ее руководителю на подписание запроса.

В результате мы видим такую форму.