Обмен, передача документов через ЭДО — Контур.Диадок — СКБ Контур

Что означает эта ошибка?

Эта ошибка означает, что ваш сертификат электронной подписи, который используется для входа, не привязан к учетной записи на торговой площадке.

Почему возникает такая ошибка?

Причин возникновения такой ошибки может быть несколько:

1. Создание цифровой подписи

В главном меню выберите пункт Сервис → Параметры

В появившемся окне выберите закладку Безопасность и нажмите кнопку Цифровые подписи.

Появится окно цифровой подписи. Это окно позволяет пользователю добавить свои личные сертификаты, которые будут использоваться для формирования ЭП. Нажмите Добавить.

В появившемся окне представлен список сертификатов пользователя, установленных на компьютере.

Выберите сертификат и нажмите ОК.

Появится окно ввода пароля ключевого контейнера. Введите пароль, соответствующий контейнеру выбранного сертификата.

Если пароль введен неверно, повторите попытку. При успешном вводе пароля появится окно подтверждения подписи.

В результате подписания документа, в строке состояния в правом нижнем углу появится значок, свидетельствующий о том, что данный документ создан с ЭП.

Для проверки статуса подписи, нажмите на это значок.

При изменении подписанного документа, цифровая подпись пропадает, о чем свидетельствует сообщение:

2. Подписание документа, содержащего цифровую подпись

Для подписания документа, уже содержащего цифровую подпись, необходимо проделать шаги, аналогичные п1.

Во вкладке Сервис, выбрать Параметры. В появившемся окне на вкладке Безопасность, нажать кнопку Цифровые подписи.

Добавить сертификаты для подписания документа. Выделить сертификат и нажать ОК.

Нажатием двойного щелчка мыши на значке, свидетельствующем о подписи документа, на нижней панели задач, откроется окно Цифровая подпись. Это окно содержит информацию о подписях документа.

При внесении изменений в документ, подписи становятся недействительными, поэтому рекомендуется подписывать уже готовые документы.

Для просмотра статуса подписи, опять нажать на иконку в нижней части. Обе подписи будут недействительными.

Замечание:

При использовании отправителем и получателем одинаковой версии Microsoft Office совместимость форматов подписи обеспечивается при использовании версии КриптоПро CSP 3.0 и выше.

Если происходит открытие подписанного документа версии Microsoft Office Word 2003 в Microsoft Office Word 2007, то необходимо использовать КриптоПро CSP 3.6.1.

1. Установка «КриптоПро Office Signature»

Установка продукта «КриптоПро Office Signature» производится на компьютер с программным обеспечением:

ОС: Windows XP/2003/Vista/2008/2008 R2/7 (32 или 64 бит);

Microsoft Office 2007 или Microsoft Office 2021 (32 или 64 бит);

КриптоПро CSP 2.0 и выше.

Установка производится путём запуска дистрибутива:

XMLDSigAddIn-win32.msi (для 32-битных версий MS Office)

XMLDSigAddIn-x64.msi (для 64-битных MS Office)

2. Создание и проверка ЭП

После завершения редактирования документа и сохранения документа можно добавить к документу ЭП.

Подписанный документ будет доступен только для чтения.

Если в подписанный документ нужно внести изменения, то все созданные ЭП следует удалить из документа.

Для создания ЭП в MS Office Word 2007 или Excel 2007:

В главном меню выберите пункт Подготовить, затем Добавить цифровую подпись (КРИПТО-ПРО)

Для создания ЭП в MS Office Word 2021 или Excel 2021:

На вкладке Файл в разделе Сведения нажмите кнопку Добавить цифровую подпись (КРИПТО-ПРО)

Затем появится окно подписания документа. Это окно позволяет пользователю указать свой личный сертификат, который будет использоваться для формирования ЭП. Один из сертификатов будет выбран автоматически.

Если нужно выбрать другой сертификат — нажмите кнопку Изменить. В появившемся окне представлен список сертификатов пользователя, установленных на компьютере.

Выберите сертификат и нажмите ОК. Если для доступа к ключевому контейнеру требуется задать пароль — появится окно ввода пароля.

Если пароль введен неверно, повторите попытку. При успешном вводе пароля появится окно о статусе подписания документа.

После подписи документа, в строке состояния окна документа появится значок, свидетельствующий о том, что данный документ имеет ЭП.

Для проверки статуса подписи, нажмите на этот значок, и справа появится вкладка Подписи, в которой указан статус подписи. Для просмотра состава подписи щелкните правой кнопкой мыши на строке подписи и выберите пункт Состав подписи.

Появится более детальное сообщение о составе подписи.

При открытии измененного документа, содержащего ЭП, появится сообщение о том, что документ содержит недействительную подпись.

Для более детального просмотра статуса, нажмите на значок ЭП в строке состояния, и справа появится окно, содержащее недействительный статус подписи.

Состав подписи можно посмотреть нажатием правой кнопки мышки

3. Подписание документа, содержащего цифровую подпись

Если документ уже содержит цифровую подпись, его можно подписать еще раз.

Для добавления новой ЭП в MS Office Word 2007 или Excel 2007:

В главном меню выберите пункт Подготовить, затем Добавить цифровую подпись (КРИПТО-ПРО).

Для добавления новой ЭП в MS Office Word 2021 или Excel 2021:

На вкладке Файл в разделе Сведения нажмите кнопку Добавить цифровую подпись (КРИПТО-ПРО).

Дальнейшие действия аналогичны созданию первой подписи.

В результате на вкладке Подписи появится еще одна действительная подпись.

Для просмотра состава подписи, щелкните правой кнопкой мыши на строке нужной подписи и выберите пункт Состав подписи.

4.1 Добавление строки подписи

На вкладке Вставка в группе Текст нажмите на стрелку рядом с кнопкой Строка подписи и в появившемся меню выберите Строка подписи (КРИПТО-ПРО).

Появится диалоговое окно Настройка подписи. В нём можно ввести информацию о лице, которое будет добавлять подпись. Эти сведения будут отображены в строке подписи в документе. Заполнять все пункты необязательно.

• в поле Предложенный подписывающий вводится ФИО подписывающего.
• в поле Должность предложенного подписывающего — название должности подписывающего.
• в поле Адрес электронной почты предложенного подписывающего — адрес электронной почты подписывающего
• в поле Инструкции для подписывающего можно ввести рекомендации или требования для подписывающего. Эти инструкции отображаются в диалоговом окне Подпись, в котором подписывающий будет ставить подпись.
• для разрешения самому подписывающему добавления комментариев в процессе создания подписи установите флажок Разрешить подписывающему добавлять примечания в окне подписи.
• для отображения даты подписания документа, установите флажок Показывать дату подписи в строке подписи.

Нажмите кнопку ОК.

Созданная строка подписи представляет собой графический объект, который можно переместить на любое место в тексте документа.

При необходимости можно повторить добавление видимой строки подписи в случае, если документ подписывается разными людьми.

4.2 Добавление подписи в строку подписания

Дважды щелкните мышью в документе по строке подписи, в которую требуется ввести подпись. Появится диалоговое окно Подписание

В верхней части окна можно просмотреть дополнительные сведения о создаваемой подписи нажав ссылку Дополнительные сведения о том, что подписывается.

При нажатии ссылки Выбрать рисунок можно добавить изображение, например, своей рукописной подписи.

Один из имеющихся на компьютере сертификатов будет выбран автоматически.

Для выбора другого цифрового сертификата для подписи нажмите кнопку Изменить и в окне Выбор сертификата выберите необходимый сертификат

В окне Подписание нажмите кнопку Подписать. Появится информационное окно подтверждения подписи, в этом окне нажмите кнопку ОК. Для удобства работы можно установить флажок Больше не показывать это сообщение.

Созданная подпись будет отображена в документе. Одновременно будет отображена вкладка Подписи, в которой приведен список подписей в документе. Созданная подпись будет находиться в разделе Действительные подписи. Незаполненная подпись — в разделе Требуемые подписи.

После того, как в документе появилась первая (или единственная) цифровая подпись, он автоматически помечается как окончательный и доступен только для чтения.

Если документ содержит единственную подпись, то на этом работа с ним заканчивается.

Если документ содержит несколько строк подписей для нескольких лиц, документ следует передать этим лицам для подписания.

При открытии документа, содержащего незаполненные строки подписи, появляется панель сообщений.

Щелкните по кнопке Просмотр подписей, после чего на вкладке Подписи будет отображен список подписей в документе.

Для добавления подписи в строку подписи дважды щелкните по строке подписи в тексте документа или в панели Подписи нажмите правой кнопкой мыши на нужной строке подписи и выберите команду Подписать.

В окне Подписание введите необходимую информацию и нажмите кнопку Подписать

После создания последней подписи в документе в панели Подписи все подписи будут находиться в разделе Действительные подписи

4.3 Просмотр свойств подписи

В окне документа в панели Подписи щелкните по стрелке требуемой подписи и выберите команду Состав подписи. Можно также дважды щелкнуть мышью по строке подписи в тексте документа.

Свойства подписи буду отображены в соответствующем окне. Для просмотра сертификата, использовавшегося при создании подписи, нажмите кнопку Просмотр.

Подписанный документ, можно просматривать, печатать, выделять фрагменты и копировать их в буфер обмена.

Можно скопировать и строку подписи в другой документ, но эта строка подписи вставляется без цифровой подписи. Необходимо добавление подписи в строку подписи в новом документе.

При попытке сохранить подписанный документ под другим именем, появляется информационное окно:

Если нажать кнопку Да, все подписи в документе станут недействительными.

Документ, содержащий цифровые подписи, автоматически помечается как окончательный. При попытке снятия этой отметки появляется информационное окно.

Если нажать кнопку Да, то любое действие по редактированию документа приведёт к тому, что все подписи в документе станут недействительными.

Тогда в строках подписи появится текст Недействительная подпись. На вкладке Подписи данные подписи будут находиться в разделе Недействительные подписи.

Документ, содержащий недействительную подпись, можно подписать повторно.

Для этого на вкладке Подписи щелкните по стрелке недействительной подписи и выберите команду Подписать еще раз. Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши по строке подписи в тексте документа и в контекстном меню выбрать команду Подписать еще раз.

Заново заполните окно Подписание и нажмите кнопку Подписать.

5. Открытие документа на компьютере без «КриптоПро Office Signature»:

При открытии документа с подписью на компьютере, где не установлен продукт «КриптоПро Office Signature» подпись будет отображаться как недействительная. При выборе пункта Состав подписи на вкладке Подписи будет выдано информационное окно:

5 причин обратиться к нам

Проблемы с применением ЭЦП могут возникнуть даже у опытных пользователей. Если всплывает сообщение «Электронная подпись не соответствует подписанному документу», наши клиенты не останавливают свою работу и не теряют драгоценное время.

Аннулирование для эдо в роуминге

Признать электронный документ недействительным в роуминге бывает сложнее, чем при обмене документами между клиентами одного оператора ЭДО — не все операторы поддерживают аннулирование. 

Когда в системе напротив документа нет кнопки «Аннулировать», контрагентам следует оценить состояние документооборота и решить внутри организации, каким образом признать подписанные документы недействительными. 

Один из вариантов — подписать соглашение в свободной форме.  Главное, учесть требования законодательства России. Сделать это можно как в бумажной, так и электронной форме. 

Действия могут быть аналогичными работе с бумажными документами, за исключением того, что электронный документ нельзя уничтожить, поэтому нужно зафиксировать договоренность сторон письменно.

Вопросы и ответы

Вход на торговую площадку с сертификатом

После привязки сертификата к вашей учетной записи на торговой площадке Вы можете проверить, что подпись правильно “прикрепилась”.

Для проверки нужно сделать “выход” из торговой площадки и попробовать войти с помощью
электронной подписи (ЭП).

Обратите внимание, что вход по
электронной подписи на торговых площадках – это “старый” функционал, который в ближайшем будущем скорее всего отключат. Это будет связано с грядущими изменениями законодательства в сфере электронной подписи.

Поэтому мы рекомендуем “привыкать” к современным тенденциям и входить на площадку через Госулсуги (ЕСИА).

Использование криптопро csp в word/excel из состава microsoft office 2003, 2007, 2021, 2021, 2021

Данная инструкция описывает порядок действий по конфигурации программ Word и Excel из состава Microsoft Office 2003, 2007, 2021, 2021, 2021, для создания и проверки электронных цифровых подписей документов. Цифровые подписи используют в тех случаях, когда требуется гарантировать подлинность, целостность и происхождение (авторство) документа, поэтому подписывать документ необходимо только в том случае, когда он окончательно готов.

Как аннулировать документ в системе эдо диадок

Практика доступна:

• при наличии электрօннօй пօдписи;
• для документов из разделов «Входящие» и «Исходящие» следующих категорий:
  • накладные, счета-фактуры, акты, УПД с завершенным документооборотом;
  • нефօрмализованные дօкументы с обеими подписями;
  • нефօрмализованные дօкументы без запроса подписи получателя.

Соглашение об аннулировании система создает автоматически. Для этого нужно сформировать запрос на аннулирование и получить пօдпись втօрօй стօрօны. Вручную заполнять образец соглашения об аннулировании документа не понадобится, как принято при бумажном документообороте.

Как быстро решать проблемы на торговых площадках?

При работе на торговых площадках периодически возникают проблемы – сбиваются настройки электронной подписи, антивирус блокирует работу с подписью, не можете подать заявку на конкурсную процедуру и пр.

В нашу
платную техническую поддержку ежедневно обращаются участники закупок с “мелкими” проблемами на торговых площадках. Для нас они “мелкие” и решаются быстро, поскольку
мы помогаем их решать ежедневно. Но для участников закупок решение таких “мелких”  проблем затягиваются на часы или даже дни!

Чтобы оперативно решать такие проблемы, мы рекомендуем:

Как законодательство регулирует аннулирование документов?

Пока не создано нормативных актов для данной процедуры. Аннулирование — функциональность операторов ЭДО, созданная для удобства пользователей. 

Как подтвердить или отменить аннулирование

Контрагент прислал запрօс на аннулирование в системе ЭДО. Ответить на него можно подтверждением или отказом.Порядок действий в первом случае:

1. Выберите и откройте нужный файл.
2. Кликните по кнопке «Аннулировать».

3. Выберите «Пօдписать и օтправить кօнтрагенту».

При несогласии с запросом контрагента:

1. Выберите дօкумент.
2. Нажмите «Отказать».
3. Откроется поле, в котором следует описать причину и подтвердить отказ.

Если кнопки недоступны, вероятно, не выбран сертификат подписи. Выберите его и повторите последовательность шагов. 

Как принимать документы по эдо

Все полученные документы вы найдете в папке «Входящие». Те, которые вы еще не просмотрели, будут выделены полужирным шрифтом.

Документы, которые нужно согласовать или подписать, автоматически помещаются в папку «Требующие обработки». Действия с документами — согласование, подписание или отказ в подписи — можно выполнить массово, выделив документы галочкой в списке. Либо каждый документ можно открыть, просмотреть и поставить подпись.

Как работать с документами из 1с

Когда компания обменивается большим объемом документов, удобнее всего перенести работу с ними прямо в 1С. Готовый модуль Диадока позволяет подписывать, согласовывать, отправлять и получать электронные документы, оставаясь в интерфейсе учетной системы.

Как создать документ в диадоке

В сервисе есть функция редактора документов, которая позволяет формировать счета-фактуры, накладные, акты и УПД. Чтобы создать новый документ, выполните несколько простых шагов.

1. Нажмите на кнопку «Новый документ».

2. В «Редакторе» выберите нужный тип документа. Заполните все обязательные поля.

3. Когда вы внесли все сведения, нажмите кнопку «Перейти к отправке». Также вы можете воспользоваться предварительным просмотром документа и в любой момент сохранить его в черновиках.

4. Выберите получателя. Добавьте другие документы, если нужно. Когда все готово к отправке, нажмите «Подписать» и отправьте документ. 

Через оператора ЭДО организации обмениваются юридически значимыми документами. Для их подписания необходима усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП). Если кнопка «Подписать и отправить» не работает, проверьте, выбран ли действующий сертификат КЭП.

Как создать запрос на аннулирование в диадоке

1. Выберите нужный дօкумент (или несколько). 
2. Кликните по кнопке «Запросить аннулирование».

3. Появится пустое поле. Впишите туда причину аннулирования. 
4. Подтвердите операцию.

Когда кнопка «Подписать и отправить контрагенту»  неактивна, скорее всего, не выбран сертификат КЭП для подписания. После выбора сертификата получится подтвердить и завершить процедуру. Далее запрօс на аннулирование уйдет второй стороне для подтверждения.

Как устранить эту ошибку?

Для устранения такой ошибки необходимо зарегистрировать ваш сертификат электронной подписи на площадке.

Для регистрации вашего сертификата необходимо зайти на площадку любым способом, отличным от входа по сертификату:

После этого необходимо будет прикрепить ваш сертификат электронной подписи к вашей учетной записи.

Какие документы можно отправлять через эдо

Многие бумажные документы можно перевести в электронный вид. Передача формализованных документов возможна только в утвержденном ФНС формате xml (счета-фактуры, УПД, ТОРГ-12), а неформализованные можно отправлять через ЭДО в любом другом формате: docx, pdf, xlsx, jpg.

Можно ли признать документ недействительным в одностороннем порядке?

Инициатор вправе аннулировать документ в одностороннем порядке, если контрагент пока его не подписывал. В других случаях понадобится ждать подтверждение с его стороны. 

Новый формат документов в диадоке: заполняем полномочия подписанта

Отправка и прием документов в диадоке

Через Диадок вы можете отправить контрагентам документы, созданные в сервисе или любой другой программе.

Причины сбоя — «эцп не соответствует подписанному документу»

Для поиска источника появления ошибки обратите внимание на следующие моменты:

Подпись не работает на конкретном устройстве. В этом случае необходимо обновить установленные программы и перенастроить систему на том ПК, где выходит ошибка. Чтобы обновить комплекс модулей криптографической защиты «КриптоПро», сотрите старые сертификаты ЭП с истекшим сроком действия. Затем установите новые, выбрав их через вкладку «Сервис». Это поможет избежать ошибок в работе с документацией.

Истек срок действия лицензии «КриптоПро». Чтобы продлить лицензию, свяжитесь с сотрудниками компании, где она была приобретена, либо получите новую, обратившись в наш Удостоверяющий центр. После продления (покупки) лицензии введите серийный номер в пункте «Управление лицензиями КриптоПро PKI».

Использован не тот сертификат. Одна из часто встречающихся ошибок у тех, кто распоряжается одновременно несколькими ЦП. Ошибка появления надписи о несоответствии подписанному документу либо сообщение «Сертификат ЭЦП не соответствует загруженному в профиль» заключена в том, что вставлен носитель с другим сертификатом. Проверьте все вставленные в USB-разъемы носители, а также правильность выбора сертификата.

Почта не видит сертификат. На этапе подписания документа неправильно заданные настройки электронной почты не позволяют найти нужный сертификат. Это происходит тогда, когда e-mail, указанный при изготовлении подписи, не совпадает с действующим. Для устранения ошибки введите корректный электронный адрес в настройки системы.

Сбой при прикреплении файла. Сообщение о том, что «Не удалось подписать документ» может появиться и тогда, когда размеры прикладываемого файла слишком велики. Следует уменьшить объем прикрепляемого объекта. Как вариант, можно загрузить документ постранично либо разбив его на несколько файлов.

Сколько раз можно запросить контрагента об аннулировании?

Исключительно единоразово. Если контрагент отклонил действие, документ не аннулируется и сохраняет юридическую силу.

Создавайте документы и обменивайтесь ими через эдо

Вы можете создать документ прямо в Диадоке, загрузить его из папки на компьютере или из учетной системы. Все счета-фактуры, акты и накладные проходят в сервисе форматный контроль, который выявляет ошибки и недочеты в их оформлении. Это неверное число символов в ИНН или КПП, пропуски в заполнении обязательных полей, опечатки (цифры вместо букв и наоборот) и др. В результате через Диадок отправляются только корректно оформленные документы.