Запрос котировок
В соответствии с ч. 2 ст. 77 44-ФЗ заявку можно подать в письменной форме в запечатанном конверте или в форме электронного документа. Но возможность подавать котировочные заявки в электронном виде на ЕИС до сих пор не реализована. То есть по закону подать заявку на участие в запросе котировок можно только в бумажном виде. Участник закупки распечатывает подготовленные документы и заверяет их вручную.
Заявка ип или физического лица без образования ип
- подпись,
- ФИО полностью,
- дата,
- *у ИП печать при наличии.
В котировках прошивать и нумеровать листы заявки не нужно. Сложите все документы в непрозрачный конверт формата А4 и отправьте по адресу, который заказчик указал в извещении. На конверте нужно указывать только информацию о закупке:
- номер извещения,
- наименование закупки,
- дата и время вскрытия конвертов, указанные в документах закупки.
Заявка от юридического лица
- должность,
- подпись,
- ФИО полностью,
- дата,
- печать.
Как заверять копии?
В документах заявки поставщики предоставляют копии оригиналов устава, приказа о назначении на должность и т.д. В 44-ФЗ нет разъяснений, нужно ли заверять каждый лист отдельно или можно заверить весь документ одной печатью и подписью.
Лучше ориентироваться на требования заказчика, при необходимости подавать запрос на разъяснения и придерживаться одного универсального правила: заверять все листы, где есть пункты «печать и подпись». Проставьте там, где необходимо:
- печать «копия верна» или напишите эту фразу ручкой, если нет печати,
- дату,
- должность,
- подпись,
- расшифровку ФИО,
- печать организации.
Бумажная выписка из ЕГРЮЛ действительна, если на ней стоит печать налогового органа и подпись должностного лица.
Благодарим их за помощь в подготовке статьи Центр сопровождения торгов СКБ Контур. Специалистам Центра вы можете поручить подготовку сложных и срочных заявок.
Как подготовить копию
Работать с бумагой умеем, поэтому не будем на этом останавливаться. Создание электронных копий с электронных оригиналов также не вызывает вопросов. Копировать и сохранять файлы учат при первом знакомстве с ПК. Интересно, что при копировании файла мы получим копию, не отличающуюся от оригинала, копия = оригинал.
Поговорим подробнее о создании бумажной копии электронного оригинала. Подготовка такой копии состоит из 3-х шагов:
- Поиск и выгрузка файла электронного документа из ИС, сервиса обмена, электронного архива или др.
- Печать документа. Если вам доступна функция печати сразу из ИС или сервиса оператора ЭДО, то шаг 1 ограничится поиском нужного документа.
- Заверение бумажной копии. Заверить можно двумя способами: нотариально или самостоятельно. Под самостоятельно понимается подписание копии документа собственноручной подписью руководителя организации (уполномоченного лица) с простановкой печати и отметки «копия верна».
Важно! На бумажной копии поставьте отметку о подписании документа электронной подписью. Укажите место хранения оригинала. Местом хранения будет определенная информационная система, электронный архив. До сих пор законодательство не закрепило требования к форме и содержанию таких отметок (штампов), что вызывает вопросы.
Кому нужны бумажные копии
Внедряем ЭДО, сокращаем бумажный документопоток, при этом постоянно упоминаем работу с бумажными копиями. Дело в том, что далеко не все сегодня готовы работать только в электронном виде. Это касается как органов государственной власти, работы по внедрению ЭДО в которых набирают обороты, но этого еще недостаточно, так и бизнеса, который периодически напоминает о своем недоверии к электронным документам.
Рассмотрим на примерах. Истребование электронной первички налоговыми органами появилось в 2021 году. Представлять можно как электронные копии бумажных подлинников, так и изначально созданные в электронном виде документы (правильно – электронные копии электронных подлинников).
Со скан-копиями проблем нет, бизнес успел проверить работу с ними на практике. С электронными оригиналами – есть нюансы. Представлять можно, но только те документы, которые были созданы в форматах ФНС, при этом служба признает один единственный формат – .XML.
Для счета-фактуры этот формат обязателен, для первичных документов (товарная накладная по форме ТОРГ-12 и акт выполненных работ) рекомендуем. Получается, если вы создали товарную накладную в .XLS (excel), подписали с контрагентом ЭП, то при истребовании придется создать бумажную копию с последующей отправкой по почте (подробнее читайте в статье «Некоторые особенности представления электронных документов в налоговую»). Таких документов может быть не один и не два. Это трудоемко. ФНС знает об этом и, мы надеемся, уже прорабатывает вопрос.
Аналогичная ситуация с судами. Суды уже работают с электронными документами (подробнее в «Электронные документы в суде»), но существующей нормативной базы и практики еще недостаточно для полноценной работы. Суды принимают электронные документы в качестве письменных доказательств, но судья в ходе заседания рассмотрит документы на бумаге. Такова практика и привычки.
Таких примеров множество. И пока практика просит создания копий, делайте их правильно.
Открытый конкурс
Заявку на участие отправляют только в бумажном виде в запечатенном, непрозрачном конверте без сведений об участнике. На конверте указывают только информацию о закупке и адрес заказчика. Правила, по которым заверяют заявку, установлены в ч. 4 ст. 51 44-ФЗ:
- Все листы заявки или ее отдельных томов должны быть прошиты и пронумерованы. Заявку прошивают с помощью дырокола, нитки и иголки.
- Заявка на участие в открытом конкурсе и каждый том такой заявки должны содержать опись входящих в их состав документов. Этот лист должен быть первым в заявке или ее томах.
- Заявку скрепляют печатью участника открытого конкурса при наличии печати (для юридического лица) и подписывают от лица участника или его уполномоченного представителя.
Во всех «бумажных» процедурах заложите время на доставку конверта заказчику. Если он находится в другом регионе, доставка может занять несколько дней. Даже такие службы экспресс-доставки, как EMS, DHL и PonyExpress, могут неделю доставлять корреспонденцию в отдаленные районы.
Подлинник & копия
ГОСТ Р 7.0.8-2021 определяет понятия, которые нам понадобятся:
Подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа.
Копия документа – экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.
Делайте бумажные и электронные копии с подлинников на бумаге и оригиналов в электронной форме. Представим варианты в виде схемы:
Порядок заверения копий документов | арбитражный суд республики бурятия
Правильное заверение копий документов имеет важное значение в судопроизводстве. Пунктом 8 статьи 75 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации (далее-Кодекс) определено, что «письменные доказательства представляются в арбитражный суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии». Невыполнение данного требования при представлении в суд копий документов означает, что в деле отсутствуют надлежащие доказательства. Отсутствие в деле надлежащим образом заверенных копий, на которые суд ссылается в обоснование принятого судебного акта, может послужить основанием для его отмены.
Данная позиция подтверждается Постановлением ФАС ВСО от 24.11.2005 № А33-10760/2005-Ф02-5777/05-С2, Постановлением ФАС СКО от 31.10.2005 № Ф08-4851/05-2021А, Определением ФАС СЗО от 27.10.2005 № А56-45216/04, Постановлением ФАС МО от 06.10.2005 № КА-А41/9743-05, Постановлением Президиума ВАС РФ от 21.01.2003 № 6163/02.
Как следует из п. 3.1.25 Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2021. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного Приказом Росстандарта от 17.10.2021 № 1185-ст заверенной копией документа является копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
Согласно действующему Указу Президиума ВС СССР от 4 августа 1983 г. N 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее – Указ) верность копии документа должна быть засвидетельствована подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью (за исключением случаев, когда определенный документ требует нотариального заверения).
В абз. 4 п. 1 Указа N 9779-Х установлено, что на копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.
Из вышесказанного следует, что право заверять копии документов имеет руководитель или уполномоченное им должностное лицо.
ГОСТ Р 6.30-2003 определяет, как именно должна выглядеть заверительная надпись.
В соответствии с п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст) при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.
То есть:
Например:
Верно
Печать
В отношении заверения копии печатью необходимо иметь в виду, что предусмотренное в п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 положение о том, что допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации, не означает, что заверение копии печатью проводится или не проводится по усмотрению организации.
В данном случае имеется в виду, что организация по своему усмотрению определяет вид печати, используемой для заверения (печать организации, используемая для скрепления подписей руководителя организации, печать канцелярии, печать филиала и т.д.), что целесообразно указать в приказе или положении о документообороте организации.
«Надлежащим образом заверенной копией» может быть признана либо нотариально заверенная копия документа, осуществленная нотариусом в соответствии с требованиями статей 48, 77, 79 «Основ законодательства РФ о нотариате», либо копия документа, заверенная юридическим лицом с соблюдением требований вышеназванных ГОСТов.
К «надлежащим образом заверенной копии» можно отнести копии, заверенные судами при возвращении подлинных документов из материалов дела (п. 10 ст. 75 АПК РФ и ст. 72 ГПК РФ), а также должностными лицами налоговых органов при изъятии документов при производстве выемки (п. 8 ст. 94 НК РФ).
Поскольку иного порядка, в том числе и ГОСТами не установлено, то письменные доказательства, представляемые в арбитражный суд индивидуальными предпринимателями и физическими лицами, должны быть удостоверены в таком же порядке, что и документы организации.
Если документы содержат более одного листа, все листы копий должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены подписью и печатью.
Электронный аукцион
Процедура проходит на электронных торговых площадках. Все документы участник прикрепляет и заверяет в интерфейсе площадки. Большинство документов по первой и второй части оформляется в формате Microsoft Word. Нет необходимости распечатывать, подписывать и сканировать каждый документ в составе заявки.
Каждый документ в составе заявки нужно подписать электронной подписью:
- Если торги по 44-ФЗ, то неквалифицированной.
- Если торги коммерческие или по 223-ФЗ, то вид подписи зависит от требований площадки. В большинстве случаев требуется базовая квалифицированная подпись.
Документы, заверенные электронной подписью, юридически значимы и приравниваются к бумажному оригиналу с подписью и печатью. В том числе юридическую силу имеют электронные выписки из ЕГРЮЛ, заверенные квалифицированной электронной подписью налогового инспектора.