ЭЦП. Бланк заявления на получение электронной цифровой подписи

Виды электронной подписи

Различают два вида ЭП:

1. Простая ЭП (позволяет лишь установить авторство документа, требует наличия ключа ЭП).
   Простая ЭП используется в случаях, когда на аналогичном бумажном документе не требуется наличие печати. Такая подпись может только подтвердить личность подписанта.
2. Усиленная ЭП (формируется с помощью специальных криптографических алгоритмов). Может быть неквалифицированной и квалифицированной.

Усиленная неквалифицированная ЭП обладает несколькими принципиальными качествами:

• образуется в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа ЭП;
• благодаря средству ЭП и ключу проверки помогает определить авторство электронного документа и установить изменения в документе после его подписания;
• создается с использованием средств ЭП.

Если к этим качествам добавить еще два, то получится усиленная квалифицированная ЭП. При этом будет ошибкой считать, что усиленная квалифицированная ЭП является в то же время усиленной неквалифицированной ЭП.

Речь идет об этих двух дополнительных признаках:

• ключ проверки ЭП должен содержаться в квалифицированном сертификате ключа проверки ЭП;
• средство ЭП, которое используется для создания и проверки, должно получить подтверждение соответствия требованиям, предусмотренным законом и ФСБ для средств ЭП.

Усиленная квалифицированная ЭП предоставляет ее владельцу максимум возможностей с правовой точки зрения. В то же время к ней предъявляются высокие требования.

Возможность проверки эцп

Чтобы проверить подлинность любой электронной подписи на полученном документе, предусмотрены специальные утилиты. Их можно инсталлировать на свой компьютер, что целесообразно при регулярном применении, или применять онлайн. При оформлении ЭЦП в Удостоверяющем центре поинтересуйтесь возможностью получить такую программу (скорее всего, вам ее предложат в рамках оказания услуг).

Для проверки ЭЦП она копируется из документа и помещается в программу. Некоторые проверочные программы имеют возможность исследовать ЭЦП не по одной, а обрабатывать большие массивы документации, что очень удобно и значительно экономит время.

Для чего нужна электронная цифровая подпись

Высокую степень популярности ЭЦП имеет у тех организаций, которые обладают множеством структурных подразделений, филиалов и представительств, широко раскиданных в географическом плане, или же осуществляют свою деятельность с контрагентами из разных регионов РФ.

Как можно проверить подлинность электронной подписи на ответе организации?

Кроме того, электронная подпись дает возможность:

• участвовать в торгах, требующих наличия цифровой подписи у сторон;
• подавать отчетность во внебюджетные фонды и налоговую службу;
• доставлять документы, заверенные уполномоченным лицом в любую точку мира за считанные секунды;
• гарантировать подлинность документов;
• обеспечивать секретность, конфиденциальность и неприкосновенность сведений, изложенных в виртуальном документе.

Важно! При использовании электронной цифровой подписи в коммерческих взаимоотношениях, необходимо заключить с партнерами по бизнесу дополнительные договоры, в который следует четко прописать область и схему применения цифровой подписи.

Благодаря такому широкому спектру преимуществ, электронная подпись довольно активно набирает популярность, и постепенно становиться обыденностью для многих представителей бизнес-сообщества.

Правомерно ли принять к учету в целях исчисления налога на прибыль электронные скан-копии документов, подписанные ЭЦП, если электронный документооборот сторонами не применяется?

Документы для получения электронной цифровой подписи

Для того, чтобы организация могла получить цифровую подпись в Удостоверяющем центре, потребуется собрать определенный пакет документов. Это:

Все документы должны иметь нотариально заверенные копии. Обычно на рассмотрение заявки уходит несколько дней.

Внимание! Полный перечень документов для получения электронной цифровой подписи по каждому отдельному случаю необходимо уточнять в Удостоверяющем центре.

Как подписать документ в контур.крипто

Настройте Контур.Крипто в соответствии с инструкцией. Затем зайдите в Контур.Крипто и выберите вкладку «Подписать». 

На первом этапе вам предложат выбрать документы для подписания. Подгрузите необходимый файл. После этого наступит второй этап с предложением выбрать сертификат. Сведения о сертификате подгружаются автоматически. Если вы поставите галочку напротив предложения «Усовершенствовать подпись», то в сведениях о подписании документов появятся дата и время подписания. После нажатия кнопки «Подписать» система попросит ввести пароль.

Как подписать документ электронной подписью

Допустим, вы получили квалифицированный сертификат ЭП и хотите начать им пользоваться. Что для этого нужно?

• Прежде чем подписать документ ЭП, убедитесь в его окончательной версии. После того, как будет создана ЭП, внести в него изменения не получится.
• Позаботьтесь о наличии средств ЭП (в УЦ Контура настройка компьютера для работы с ЭП проходит автоматически) и программ для создания ЭП.

Для подписания ЭП документов формата Word и Excel есть несколько возможностей. Способ подписания зависит от применяемого ПО. Поэтому разумно перед тем как окончательно определиться с выбором, обсудить требования к подписи у контрагента.  

В зависимости от ПО есть несколько видов подписей: 

Для создания совмещенной подписи потребуется программа КриптоАРМ. Установив ее, можно подписывать документы любого формата: rar,.jpeg,.png,.ppt, видео и т.д. Есть бесплатная базовая версия КриптоАРМ Старт, стоимость остальных версий зависит от функциональности.

Для создания встроенной ЭП потребуются плагины:

Подписывать документы в Outlook можно только в почтовом клиенте Microsoft Outlook. При этом важно, чтобы почта в учетной записи MS Outlook совпадала с почтой, указанной в сертификате.

Для открепленной подписи подойдут как КриптоАРМ, так и бесплатный веб-сервис Контур.Крипто. 

Контур.Крипто не нужно устанавливать, достаточно просто иметь доступ в интернет. Он работает с подписью, выпущенной любым УЦ, помогает создать и проверить ЭП, зашифровать и расшифровать электронный файл, а также подписать пакет файлов или архивов, поставить подпись двум и более лицам.

При этом в сервисе есть ограничение на вес документа — до 100 Мб, и он работает только в Microsoft Windows. Кроме того, сервис позволяет создать только открепленную подпись. Проверить подпись, созданную в Контур.Крипто, можно в любой программе, которая работает с открепленными ЭП.

Кто и как может получить кэп бесплатно

В мае 2021 года ФНС выпустила подробные разъяснения по вопросу получения бесплатной КЭП. Ведомство предупредило, что с 1 января 2022 года оно начнет выпускать такую подпись для юрлиц (гендиректоров, которые действуют от лица компании без доверенности), ИП и нотариусов.

Срок действия КЭП, которые были выпущены коммерческими УЦ, ограничен 1 января 2022 года. Этим УЦ нужно будет успеть до 1 июля 2021 года переаккредитоваться.

«Чтобы обеспечить «бесшовный» переход от платной к соответствующей безвозмездной государственной услуге по выпуску электронной подписи с 1 июля получить квалифицированную электронную подпись можно будет в Удостоверяющем центре ФНС России», — предупреждает ФНС.

УЦ ФНС выдаст квалифицированные сертификаты бесплатно только для юрлиц, ИП и нотариусов. Квалифицированный сертификат физлица, а также лица, планирующего действовать от имени юрлица по доверенности, можно получить в коммерческих аккредитованных УЦ. С 1 января 2022 года услуга будет доступна только в тех УЦ, которые прошли переаккредитацию.

С 1 июля 2021 года лица, имеющие право действовать без доверенности от имени организации, и ИП смогут подать заявление на выпуск КЭП через «Личный кабинет налогоплательщика — физлица».

Онлайн сервис подачи документов для получения сертификатов (портал заявителя)

Особенности электронной цифровой подписи

• является уникальной и неповторимой;
• принадлежит определенному человеку;
• имеет защиту от копирования и подделки.

Получение сертификата

Порядок получения цифровой подписи

Как и при любом другом взаимодействии с официальными государственными структурами, здесь есть свой отработанный алгоритм действий. В данном случае он состоит из пяти шагов.

1. Подача заявления вместе со всем необходимым пакетом документов. Сделать это можно через интернет в онлайн-режиме;
2. Получение квитанции для оплаты и ее оплата;
3. После проверки документов и регистрации электронной цифровой подписи нужно получить цифровой носитель с открытым и закрытым ключами;
4. Получение сертификата в электронном и бумажном видах;
5. Установка на компьютере специальной программы и отладка ее работы.

Надо отметить, что получение электронной цифровой подписи – услуга не бесплатная. Стоимость ее разнится от 4 до 20 тыс. руб. и зависит она от вида подписи, местонахождения заказчика, а также сфер, в которых она в дальнейшем будет применяться.

Таким образом, электронная цифровая подпись, полученная в специальном аккредитованном Удостоверяющем центре, имеет официальное значение и законную подтверждающую силу. Причем, в отличии от обычной росписи человека, эта подпись заменяет еще и печать организации, к тому же ее совершенно невозможно подделать.

Многие коммерческие компании уже сейчас по достоинству оценили все плюсы использования электронной подписи во внутреннем и внешнем документообороте и можно с уверенность говорить о том, что количество таких предприятий с течением времени будет только расти.

Пример заполнения заявления на изготовление сертификата ключа проверки электронной подписи индивидуальным предпринимателем

Роль аккредитованного удостоверяющего центра

Как уже было сказано выше, сертификат ключа проверки ЭП выдает УЦ в электронном или бумажном виде. УЦ, подтвердивший соответствие требованиям закона в Минкомсвязи, становится аккредитованным УЦ и получает право выдавать квалифицированные сертификаты.

При выдаче квалифицированного сертификата аккредитованный УЦ должен не только установить личность обратившегося лица, но и внести в специальную базу данных (реестр сертификатов) серию, номер и дату выдачи документа, использовавшегося для установления личности.

Аккредитованный УЦ должен регулярно публиковать специальную выписку из реестра сертификатов, содержащую номера квалифицированных сертификатов, которые прекратили действие по решению суда или по обращению владельца сертификата.

Подробно об обязанностях и функционале аккредитованного УЦ говорится в ст. 15 Федерального закона от 06.04.2021 № 63-ФЗ.Чтобы получить ЭП, для начала нужно определить, какой сертификат ЭП вам нужен для работы, с какой целью вы будете его использовать.

Подготовить необходимые документы перед визитом в центр выдачи можно с помощью мастера подбора документов.

Для получения сертификата придется лично прийти в центр выдачи с оригиналами документов или их заверенными копиями, оплаченным счетом или копией платежного поручения, заверенной банком.

Сертификат ключа проверки электронной подписи

В Федеральном законе от 06.04.2021 № 63-ФЗ сертификат ключа проверки ЭП определяется как электронный документ или документ на бумажном носителе, который выдает удостоверяющий центр (УЦ) или доверенное лицо УЦ. Он подтверждает принадлежность ключа проверки ЭП владельцу сертификата ключа проверки ЭП.

Квалифицированный сертификат включает следующую информацию:

• уникальный номер квалифицированного сертификата, даты начала и окончания его действия;
• для физлица: ФИО и СНИЛС владельца сертификата;
• для юрлица: наименование, место нахождения, ИНН и ОГРН владельца сертификата;
• ключ проверки ЭП;
• наименования средств ЭП и средств (УЦ), с помощью которых созданы ключ ЭП, ключ проверки ЭП УЦ, квалифицированный сертификат;
• наименование и место нахождения аккредитованного УЦ, который выдал квалифицированный сертификат, номер квалифицированного сертификата УЦ;
• ограничения использования квалифицированного сертификата.

Требования к форме квалифицированного сертификата установлены Приказом ФСБ РФ от 27.12.2021 № 795. Для ограничения использования сертификата есть, например, дополнение keyUsage, содержащее серию флагов, с помощью которых устанавливается, где ключ проверки ЭП не может применяться.

Флаг keyCertSign в дополнении keyUsage означает, что область использования ключа включает проверку подписей под квалифицированными сертификатами. Этот флаг не поднимается в квалифицированных сертификатах клиентов УЦ. А вот в квалифицированном сертификате, который выдан УЦ Минкомсвязи, этот флаг поднимается, что позволяет УЦ создавать свою квалифицированную ЭП в сертификатах своих клиентов.

Сроки изготовления эцп

Главные временные затраты для изготовления ЭЦП приходятся на следующие этапы:

• сбор документов для подачи в Удостоверяющем центре;
• оформление заявки (лично или через сайт);
• получение счета (после рассмотрения заявки) и оплата услуги;
• непосредственное изготовление электронной цифровой подписи.

После рассмотрения всех необходимых документов и свидетельства об оплате Удостоверяющий центр приступает к изготовлению подписи, которое занимает всего около 1-2 часов. При некоторой оперативности ЭЦП можно получить даже в день подачи заявки. Существенно жкономт время клиентов возможность подать заявку онлайн с предоставлением отсканированных копий нужной документации. При таком способе подачи нужно будет предоставить оригиналы для сверки при вручении изготовленной ЭЦП.

Целесообразность получения эцп

Прежде чем начать хлопоты по оформлению заявки на ЭЦП, стоит отдать себе отчет, действительно ли ее получение необходимо. Плюсы владения ЭЦП очевидны. Но как выглядит другая сторона медали?

1. Экономическая эффективность. ЭЦП в арсенале физического или юридического лица налагают на него определенные финансовые обязательства. Деньги понадобятся как на получение подписи (единоразово), так и на оплату ежегодного сертификата. Кроме того, следует учесть возможные дополнительные траты на саму программу для работы с электронными подписями.
2. Профит ЭЦП для простого гражданина. Практика применения ЭЦП физическими лицами говорит о том, что этот сервис нужен только тем, кто регулярно обращается в ФНС, Росреестр и МФЦ, при этом стремясь сократить личные визиты. Возможно, для рядового россиянина, чьи территориальные представительства этих органов функционируют без выматывающих очередей, получение ЭЦП не несет большого смысла.
3. ЭЦП для бизнесменов. На начальном этапе ведения бизнеса можно обойтись и без электронной цифровой подписи. Но если в подчинении руководителя есть даже небольшой персонал, организация планирует принимать участие в аукционах, тендерах, сдавать отчетность в электронном виде, то ЭЦП сильно облегчит жизнь. Затраты на электронную подпись для бизнесменов несколко дороже, но они окупаются за счет значительной экономии времени и сил и возможности участия в выгодных корпоративных торгах.

Как учесть расходы на приобретение электронной подписи?

Цифровая подпись с технической точки зрения

Если посмотреть на электронную подпись с технического ракурса, то обнаружится, что по сути это особенная последовательность символов, зашифрованных в документе. Причем подпись может находиться как внутри электронного файла, так и идти отдельным приложением.

По закону существует три вида цифровой подписи:

1. Простая. В данном случае она служит вполне очевидной и банальной цели: доказательству того, что документ написан и передан каким-то определенным человеком;
2. Усиленная неквалифицированная. Помимо подтверждения авторства, говорит о том, что в уже написанный документ никаких правок и изменений внесено не было;
3. Усиленная квалифицированная. Это наиболее сложный вид подписи, который выдается в специальных Удостоверяющих центрах, имеющих разрешение Министерства коммуникаций и связи РФ. Находятся эти центры почти во всех крупных городах страны и их список можно легко найти на официальном сайте Минкомсвязи. Можно сказать, что именно эта подпись имеет официальное происхождение и только она пригодна для удостоверения документов, пересылаемых в государственные органы, такие как ИФНС и различные внебюджетные фонды.

К сведению. При оформлении электронной цифровой подписи в аккредитованном Удостоверяющем центре, пользователь получает два вида ключа: закрытый и открытый. Открытый ключ владелец должен передать всем организациям и физическим лицам, с которыми будет вестись обмен цифровыми документами, а его аналог отдается на хранение в Удостоверяющий центр (таким образом, обеспечивается сохранность ключа и недоступность его для злоумышленников). Закрытый ключ остается на руках у собственника и служит для подтверждения документов и заверения их отправки адресатам.

Последний третий вид подписи как раз и является наиболее верным с точки зрения юридической практики. Усиленная квалифицированная цифровая подпись полностью заменяет рукописный аналог и даже печать организации. Именно ее требуется ставить при отправлении документальных отчетов в налоговые органы, пенсионный фонд и прочие государственные структуры.

Важно! Любая, даже самая простая цифровая электронная подпись, практически не поддается подделке. Для осуществления подделки пришлось бы производить огромное количество громоздких вычислений, которые даже при нынешних компьютерных скоростях заняли бы немало времени. Именно поэтому, несмотря на то, что производители предлагают ее страховку, делать это совсем нецелесообразно.